Open space w biurowcu: strefy i cisza, która się opłaca

Od 10 do 12 metrów kwadratowych na stanowisko, licząc ciągi komunikacyjne, przechowywanie i udział w częściach wspólnych. Rozporządzenie BHP wymaga minimum 2 metrów kwadratowych wolnej powierzchni podłogi i 13 metrów sześciennych wolnej objętości na pracownika, ale to minimum dotyczy samego stanowiska i nie zostawia miejsca na budki telefoniczne, stoły do pracy zespołowej ani na szafy dzielące przestrzeń. Poniżej 8 metrów na stanowisko przestrzeń staje się ciasna niezależnie od jakości mebli, a każda rozmowa staje się rozmową wszystkich. Przy pracy hybrydowej liczbę biurek można ograniczyć do około 70 procent liczby pracowników, a zaoszczędzone metry nie powinny wracać do wynajmującego, lecz zostać przeznaczone na to, czego brakuje w niemal każdym polskim open space: małe pomieszczenia, stanowiska do pracy w skupieniu i miejsca, gdzie można stanąć i porozmawiać. Warto też sprawdzić, czy światło dzienne dociera do stanowisk pracy w skupieniu; w polskim biurowcu miejsca przy elewacji są zimą warte więcej niż latem – pod warunkiem rolet na lato.

Planując na dni pełne, a urządzając na dni puste. We wtorek, środę i czwartek open space musi pomieścić wszystkich bez stania; w poniedziałek i piątek ta sama przestrzeń nie może przypominać opuszczonej hali. Rozwiązaniem są sąsiedztwa: mniejsze grupy stanowisk z własnymi szafkami i własnym miejscem spotkań, w których zespół gromadzi się, gdy jest w biurze, dzięki czemu puste biurka rozkładają się po całej powierzchni, zamiast skupiać w wymarłym końcu piętra. System rezerwacji ma wspierać siadanie obok kolegów, a nie to utrudniać. Wyposażenie biurka – monitor, stacja dokująca, ładowanie – musi być identyczne na całej powierzchni, żeby nikt nie szukał lepszego miejsca. Szafki osobiste w sąsiedztwie robią z biurka współdzielonego miejsce, do którego da się przyjść z domu bez poczucia tymczasowości. Praca zdalna uregulowana w Kodeksie pracy oznacza też, że firma ustala dni biurowe zespołów – warto zrobić to tak, by obłożenie rozkładało się równomiernie, zamiast kumulować w środku tygodnia.

Pozwalając, by pracę wykonała aranżacja. Zasady o mówieniu ciszej i wychodzeniu z telefonem działają kilka tygodni, po czym znikają, bo nikt nie chce zwracać uwagi koleżance z sąsiedniego biurka. Przestrzeń musi sprawić, że właściwe zachowanie jest najłatwiejsze: budka telefoniczna w odległości dwudziestu kroków sprawia, że łatwiej do niej pójść, niż zostać przy biurku; stół do rozmów na skraju strefy sprawia, że wstanie jest naturalne, gdy rozmowa trwa dłużej niż dwie minuty; stanowiska do pracy w skupieniu najdalej od ciągów komunikacyjnych i ekspresu chroni odległość i szafy, nie tabliczki. Do tego miękkie powierzchnie tam, gdzie się rozmawia, i sufit, który nie odbija dźwięku. Gdy aranżacja jest właściwa, cisza pojawia się sama, a nieliczni, którzy nadal mówią głośno, są słyszani przez wszystkich pozostałych – co w Polsce działa skuteczniej niż jakikolwiek regulamin.

Są najważniejszym elementem dzielącym przestrzeń i zbyt często wybiera się je na końcu. Regały i szafy na wysokości bioder lub nieco wyżej dzielą podłogę na strefy, nie odcinając światła, przerywają swobodny bieg dźwięku przez pomieszczenie i dają każdemu zespołowi krawędź, o którą może się oprzeć. Właściwie ustawione działają jednocześnie jako granica między ciągiem komunikacyjnym a stanowiskiem, tak by nikt nie miał ruchu tuż za plecami. W open space z biurkami współdzielonymi szafki przejmują funkcję, jaką miało własne biurko: miejsce na kurtkę, torbę i dokumenty, dzięki któremu hot desk da się polubić. Szafy wybrane z tyłem pochłaniającym dźwięk i wysokością dopasowaną do potrzeby ciszy w danej strefie rozwiązują trzy problemy naraz. Wybrane jako przypadkowe szafy pod ścianą nie rozwiązują żadnego. Warto też wybierać zabudowę, którą da się przestawić i przebudować – open space przeprojektowuje się co trzy lata, a przechowywanie, które się przenosi, to realna oszczędność.

Jako osobny rozdział projektu, a nie linijkę w opisie instalacji elektrycznej. Przeszklona elewacja polskiego biurowca daje dwa problemy przeciwne w czasie: latem nadmiar słońca i ciepła przy oknach, przez co stanowiska przy elewacji stoją puste od jedenastej do trzeciej, a zimą niedobór światła od czwartej po południu i nisko padające słońce, które odbija się w monitorach. Rolety lub żaluzje zewnętrzne albo wewnętrzne o wysokim współczynniku odbicia, sterowane strefowo, ratują stanowiska przy elewacji latem. Zimą oświetlenie musi działać warstwowo: ogólne bez olśnienia, robocze przy każdym stanowisku z regulacją, cieplejsze w strefach społecznych, by dać przestrzeni głębię. Monitory ustawia się prostopadle do okien. Stanowiska do pracy w skupieniu lokuje się przy elewacji, gdzie jest światło dzienne, a sale i funkcje wspomagające w głębi. Plan oświetlenia sprawdza się w ciemne grudniowe popołudnie, nie podczas oględzin w maju.

Więcej, niż mówi katalog. W sezonie grzewczym wilgotność względna w polskich biurowcach spada do poziomu, przy którym lite drewno się kurczy, źle podparty fornir pracuje, a spoiny klejone są wystawione na próbę; latem, przy klimatyzacji, te same elementy wracają do poprzednich wymiarów. Mebel niezaprojektowany na ten cykl pokaże to w ciągu kilku lat: pęknięte spoiny, wypaczone fronty, odchodzące obrzeża. W zakupie oznacza to trzy wymagania: konstrukcje z fornirem po obu stronach płyty i stabilnymi materiałami rdzenia, udokumentowane badania i klasy emisji na piśmie od producenta przed zamówieniem oraz gwarancja obejmująca zachowanie konstrukcji w warunkach klimatyzowanego biurowca, a nie tylko wady fabryczne. Włoscy producenci z wyższej półki dostarczają do Polski od dziesięcioleci; różnicy wobec taniego importu nie widać w pierwszym roku, widać ją w piątym – na każdym biurku.