Sale konferencyjne i boardroom: wizytówka, w której zapadają decyzje
Od pokoju dla dwóch osób po salę zarządu: proporcje, krzesła, akustyka i ekran zaprojektowane pod polskie spotkania – coraz krótsze, coraz częściej hybrydowe, a wciąż oceniane przez klienta od progu.
W Polsce sala konferencyjna wciąż jest wizytówką. To tu klient z zagranicy widzi firmę po raz pierwszy, tu podpisuje się umowy i tu zarząd spotyka się z radą nadzorczą – i dlatego w wielu biurach jest jedna duża, reprezentacyjna sala oraz za mało małych pokoi. Efekt widać w systemie rezerwacji już w pierwszym tygodniu: duża sala zajęta przez jedną osobę na wideokonferencji, a cztery osoby ustalają szczegóły na stojąco w korytarzu. Od kiedy spotkania hybrydowe stały się normą – ze współpracownikami z Krakowa, Trójmiasta i z domu – każda sala zyskała trzeciego uczestnika: kamerę, która patrzy na pomieszczenie pod kątem, o którym nikt nie pomyślał przy rozstawianiu krzeseł.
Salę projektuje się według liczby osób, które naprawdę w niej siedzą, i długości spotkań, które naprawdę się w niej odbywają. Stół na dwanaście osób w sali, w której średnio siedzi pięć, daje wrażenie pustki i akustykę, która odbija każde słowo. Krzesła wygodne przez pół godziny, ale nie przez trzy godziny warsztatu strategicznego, kosztują koncentrację dokładnie na tych spotkaniach, na których zależy najbardziej. Ekran musi wisieć tak, by osoby w sali i osoby na ekranie widziały się nawzajem bez obracania, a kształt stołu ma podążać za polem widzenia kamery, nie odwrotnie. Ściany szklane dają światło i widoczność, ale muszą mieć udokumentowane tłumienie, jeśli to, co mówi się o wynagrodzeniach, przejęciach albo o kadrach, ma zostać w środku. Sala zarządu, w której rada nadzorcza spotyka się kilka razy w roku, musi w pozostałe dni być czymś innym – pusty metr w biurowcu przy Rondzie Daszyńskiego kosztuje.
La Mercanti urządza sale konferencyjne i sale zarządu włoskimi stołami, krzesłami i rozwiązaniami akustycznymi dobranymi do siebie i do rzeczywistego użycia pomieszczenia. Prosimy o informację, ile sal Państwo mają, ile osób zwykle w nich siedzi i jak długo trwają spotkania – zaproponujemy podział sal i aranżację, która utrzyma porządek obrad.
Inspiracje
Najczęstsze Pytania
Ile sal i jakiej wielkości potrzebuje polska firma zatrudniająca 60 osób w biurze?
Więcej małych niż dużych. Większość polskich biur ma jedną reprezentacyjną salę na dwanaście osób i dwa małe pokoje, a powinno być odwrotnie: dla 60 osób doświadczenie wskazuje na cztery do sześciu pokoi dla dwóch do czterech osób, dwie sale dla sześciu do ośmiu i jedną salę dla dwunastu do czternastu, która służy też jako sala zarządu. Praca hybrydowa dodatkowo zwiększa zapotrzebowanie na małe pokoje, bo wideokonferencje przenoszą się z biurka za drzwi. Przed rysowaniem warto policzyć spotkania przez miesiąc: liczbę uczestników na sali, liczbę na ekranie, czas trwania i to, czy sala była za duża czy za mała. Liczby prawie zawsze zaskakują w stronę mniejszych sal i krótszych spotkań, niż zakładano – i dają lepszą podstawę niż liczba sal w poprzednim biurze.
Jak dobrać wielkość i kształt stołu do sali używanej na miejscu i przez Teams?
Według kamery, nie według katalogu. W sali, w której ekran wisi na krótszej ścianie, kamera widzi klin pomieszczenia, a uczestnicy poza klinem lub odwróceni plecami znikają dla osób łączących się z domu. Długi prostokątny stół na dwanaście osób sprawdza się więc źle na spotkaniach hybrydowych; stół zwężający się w stronę ekranu albo stół ustawiony w poprzek, z ekranem na dłuższej ścianie, daje każdemu twarz w kadrze. Wielkość stołu określa rzeczywista liczba uczestników, nie maksymalna: stół na osiem osób w sali, w której siedzi pięć, daje spotkanie, na którym ludzie się widzą. Krawędź stołu musi zachować odstęp od ściany, tak by można było przejść za siedzącym uczestnikiem, nie prosząc go o przesunięcie. Brzmi to oczywiście, a nie spełnia tego dwie z trzech polskich sal konferencyjnych.
Czego wymaga sala zarządu, czego nie wymaga zwykła sala konferencyjna?
Poufności, wygody siedzenia i techniki, która nie zawodzi przy członkach rady nadzorczej i audytorach. Posiedzenia zarządu i rady w polskich spółkach trwają zwykle od trzech do pięciu godzin, często z udziałem biegłego rewidenta i osób z zewnątrz, więc krzesła muszą być dobrane pod taki czas: tapicerowane, z regulacją wysokości siedziska i oparciem, które nie zmusza do siedzenia na baczność. Stół musi mieć ukryte prowadzenie kabli i zasilanie przy każdym miejscu, żeby laptopy i tablety nie walczyły o gniazdko. Akustyka ma zapewnić, że to, co mówi się o strategii, przejęciach albo o zarządzie, nie da się śledzić z korytarza – a to wymaga udokumentowanego tłumienia ścian i drzwi, nie tylko sufitu akustycznego. Wreszcie sala musi między posiedzeniami służyć czemuś innemu, bo sala zarządu pusta przez 340 dni w roku to drogi metr w każdym polskim mieście.
Jak uzyskać dobrą akustykę w sali ze szklanymi ścianami i twardymi powierzchniami?
Wykładając co najmniej dwie z czterech ścian i sufit materiałem pochłaniającym oraz kładąc podłogę, która nie odbija dźwięku. Ściany szklane są twarde i równoległe, a sala ze szkłem z dwóch stron i gipsem z dwóch ma pogłos, który czyni wideokonferencje męczącymi, a długie spotkania wyczerpującymi. Panele pochłaniające na dwóch ścianach gipsowych, sufit akustyczny z udokumentowanymi parametrami i wykładzina lub podłoga tekstylna zabierają większość problemu; tapicerowane krzesła i blat, który nie jest szklany, resztę. Poufność to osobne zadanie: decyduje o niej szczelność ściany szklanej i drzwi, którą trzeba określić i udokumentować przy zakupie. Sala może mieć dobrą akustykę wewnątrz i nadal przepuszczać każde słowo na korytarz, i odwrotnie. Obie rzeczy trzeba zaplanować i żadnej nie uratuje wykładzina dołożona później.
Gdzie umieścić ekran i kamerę w sali hybrydowej i jaki błąd popełnia się najczęściej?
Ekran na wysokości oczu siedzących uczestników, na ścianie, która daje kamerze najszerszy widok stołu, z kamerą tuż pod lub nad środkiem ekranu, tak by ten, kto patrzy na ekran, patrzył też w kamerę. Najczęstszy błąd to ekran zawieszony za wysoko, bo zamontowany po ustawieniu stołu: uczestnicy patrzą w górę i wydają się nieobecni osobom w domu. Drugi to okno w tle, które w słoneczny zimowy dzień zamienia wszystkich w sali w sylwetki. Stół ustawia się tak, by nikt nie siedział plecami do kamery, a mikrofon i głośnik umieszcza nad stołem lub na nim, nie w ekranie, w salach dłuższych niż pięć metrów. Mały ekran obok dużego z listą uczestników wyrównuje szanse tych, którzy łączą się z Rzeszowa. Wszystko to planuje się na rysunku, bo przenoszenie ekranu po ułożeniu kabli jest drogie.
Czy duża sala może służyć do czegoś innego, nie tracąc charakteru sali zarządu?
Może i powinna, jeśli biuro jest w mieście, gdzie metr kwadratowy kosztuje. Salę na dwanaście do czternastu osób można urządzić stołem modułowym dzielonym na dwie lub trzy części, lekkimi krzesłami do sztaplowania oraz ekranem i tablicą, które działają w każdym ustawieniu. Wtedy sala służy warsztatom, prezentacjom dla klientów i spotkaniom całej firmy, gdy rada nadzorcza nie obraduje. Warunkiem jest to, że przestawienie wykona jedna osoba w mniej niż dziesięć minut, a sala po nim wygląda jak sala zarządu, nie jak sprzątnięta klasa. Wymaga to, by stół i krzesła od początku były wybrane do obu ról, a schowek na dodatkowe krzesła i moduły stołu był narysowany w sali lub tuż obok. Bez tego schowka elastyczność zamienia się w bałagan w ciągu kwartału.
Jak urządzić sale konferencyjne i salę zarządu w pięciu krokach: od statystyki spotkań do pierwszej wideokonferencji
Dla zarządców nieruchomości, działów IT i architektów, którzy planują sale spotkań w firmie. Pięć kroków, które zaczynają się od tego, jak naprawdę odbywają się spotkania, a kończą salami gotowymi w chwili rozpoczęcia – także wtedy, gdy połowa uczestników siedzi w innym mieście.
Policz spotkania przez miesiąc, zanim narysujesz jakąkolwiek salę
Pobierz dane z systemu rezerwacji za miesiąc i uzupełnij prostym liczeniem: uczestnicy na sali, uczestnicy na ekranie, czas trwania oraz to, czy sala była za duża czy za mała. Zsumuj w trzech grupach – dwie do czterech, sześć do ośmiu, powyżej dziesięciu osób – i zobacz, gdzie naprawdę jest popyt. W większości polskich firm liczby pokazują nadmiar dużych sal używanych przez nielicznych i niedobór małych pokoi na krótkie ustalenia i wideokonferencje. Podział sal ustala się na podstawie tej statystyki, nie na podstawie liczby sal w starym biurze.
Ustal poziom poufności i akustykę każdej sali
Zdecyduj dla każdej sali, co ma się w niej dać powiedzieć bez ryzyka usłyszenia na zewnątrz: wszystko, większość czy tylko rzeczy zwykłe. Przełóż to na wymagania wobec ściany szklanej, drzwi i uszczelek i wymagaj od dostawcy parametrów liczbowych, nie opisów. Równocześnie zaplanuj akustykę wewnątrz: powierzchnie pochłaniające na co najmniej dwóch ścianach, sufit z udokumentowanymi parametrami, podłoga, która nie odbija dźwięku. Sala zarządu i pokoje do rozmów kadrowych dostają najwyższy poziom; małe pokoje telefoniczne drugi w kolejności, bo to w nich naprawdę toczą się rozmowy prywatne.
Umieść ekran i kamerę, a stół ustaw względem nich
Narysuj najpierw miejsce ekranu: na wysokości oczu, na ścianie dającej kamerze najszerszy widok, z kamerą na środku ekranu i bez okna w tle. Potem ustaw stół tak, by wszystkie miejsca mieściły się w polu widzenia kamery i były do niej zwrócone – w długich salach oznacza to często stół w poprzek albo stół zwężający się ku ekranowi. Zasilanie, sieć i kabel ekranu poprowadź do stołu niewidocznie od pierwszego dnia, a mikrofon i głośnik umieść nad stołem lub na nim w salach dłuższych niż pięć metrów. Przetestuj połączeniem próbnym z laptopa, zanim ktokolwiek zacznie wiercić.
Dobierz stół i krzesła według rzeczywistej frekwencji i rzeczywistego czasu spotkań
Wielkość stołu ustal według typowej liczby uczestników, nie maksymalnej, z co najmniej 90 centymetrami przejścia za każdym miejscem. Krzesła dobierz do długości spotkań: lekkie, sztaplowane do krótkich spotkań w małych pokojach; tapicerowane, z regulacją wysokości i solidnym oparciem do sali zarządu i sali szkoleniowej, gdzie spotkania trwają godzinami. Blat ma wytrzymać laptopy, kawę i łokcie i nie powinien być szklany, jeśli akustyka ma się utrzymać. Wybierz przepusty kablowe i zasilanie przy każdym miejscu oraz powtórz jeden z materiałów recepcji w blacie lub krzesłach, żeby sale należały do biura.
Przygotuj salę do użycia od razu i przetestuj ją prawdziwym spotkaniem hybrydowym
Zanim sala trafi do systemu rezerwacji, przeprowadź jedno prawdziwe spotkanie hybrydowe na 45 minut z uczestnikami na sali i w domu. Sprawdź trzy rzeczy: czy wszystkich na sali było widać na ekranie, czy wszyscy w domu słyszeli wszystkich na sali i czy od zajęcia miejsc do rozpoczęcia minęła mniej niż minuta. Popraw to, co zawiodło, przed pierwszą rezerwacją. Zostaw w sali krótką instrukcję na jednej kartce, wyznacz stałe miejsce na dodatkowe krzesła i ustal, kto sprząta stół po spotkaniu. Sala gotowa w chwili rozpoczęcia oszczędza pięć minut na spotkaniu; przy dwudziestu spotkaniach dziennie to prawie dwie godziny każdego dnia.