Pomieszczenie socjalne i kuchnia: przerwa, która łączy firmę
Kodeks pracy wymaga pomieszczenia socjalnego; dobra firma robi z niego miejsce, w którym zespół naprawdę się spotyka. Kuchnia, stoły, akustyka i ekspres zaprojektowane z tą samą starannością co sala zarządu.
W polskim prawie pracy pomieszczenie socjalne jest obowiązkiem pracodawcy, i przez lata było traktowane dokładnie tak: jako obowiązek. Mała kuchnia z lodówką, mikrofalówką i dwoma stołami na końcu korytarza, gdzie jadło się szybko i wracało do biurka. Tymczasem to właśnie tam odbywa się kultura firmy: poranna kawa, obiad odgrzewany o trzynastej, tort na imieniny, piątkowe ciasto, rozmowy przy ekspresie, na których ustala się więcej niż na niejednym spotkaniu. Firmy, które to zrozumiały – najpierw w branży IT i usług dla biznesu, dziś coraz szerzej – urządzają strefę socjalną z taką samą uwagą jak recepcję i traktują ją jako argument w rekrutacji. Pomieszczenie za małe w porze obiadu, z niewygodnymi krzesłami i zlewem pełnym naczyń, mówi pracownikom dokładnie, jak są cenieni.
Strefę socjalną projektuje się według szczytu między dwunastą a czternastą, nie według średniej liczby osób w pomieszczeniu. To oznacza stoły, które pomieszczą większość obecnych naraz, lodówki i mikrofalówki dobrane do liczby pudełek z obiadem, a nie do jednego kartonu mleka, ekspres, przy którym nie tworzy się kolejka, zmywarkę i segregację odpadów w drodze do wyjścia oraz akustykę, która pozwala rozmawiać z sąsiadem, gdy czterdzieści osób je w jednym pomieszczeniu. Poza porą obiadu ta sama przestrzeń ma działać jako nieformalne miejsce spotkań dla dwóch osób, jako miejsce na krótką rozmowę na stojąco przy ekspresie i jako kąt, w którym pracownik może usiąść z laptopem i kawą, nie przeszkadzając nikomu. Lokalizacja w biurze decyduje o powodzeniu: dość blisko open space, by z niej korzystano, dość daleko od stref pracy w skupieniu, by nie przeszkadzać, i ze światłem dziennym, jeśli tylko rzut na to pozwala.
La Mercanti urządza kuchnie biurowe, strefy socjalne i stołówki pracownicze włoskimi stołami, krzesłami i powierzchniami, które znoszą codzienne użytkowanie przez wiele osób i po trzech latach nadal zapraszają. Prosimy o informację, ile osób je jednocześnie, czy firma ma catering, i gdzie pomieszczenie leży w biurze – zaproponujemy aranżację, która wytrzyma i porę obiadu, i piątkowe popołudnie.
Inspiracje
Najczęstsze Pytania
Jak dużą strefę socjalną zaplanować, gdy większość firmy je obiad między dwunastą a czternastą?
Przyjmij, że 60 do 70 procent obecnych siedzi jednocześnie w szczycie, i daj każdemu około 1,2 metra kwadratowego przy stole plus miejsce na lodówki, mikrofalówki, ekspres, zmywanie i przejścia. Dla firmy z 60 osobami w biurze oznacza to pomieszczenie o powierzchni 55 do 70 metrów kwadratowych, jeśli obiad ma się odbywać bez kolejki i bez jedzenia na stojąco. To więcej, niż przewiduje większość polskich projektów, i to dlatego obiad w wielu firmach rozlewa się po open space, z okruchami na klawiaturach. Jeśli powierzchni nie ma, lepiej narysować strefę socjalną tak, by otwierała się na sąsiednią strefę – lounge, salę projektową – która w porze obiadu użyczy stołów, a przez resztę dnia działa samodzielnie, niż zaakceptować pomieszczenie za małe każdego dnia o trzynastej. Kodeks pracy określa minimum dla pomieszczenia socjalnego; minimum nie jest miejscem, do którego pracownik wraca z przyjemnością.
Obiady z domu czy catering – co to zmienia w aranżacji?
Wszystko, i decyzję trzeba podjąć przed rysunkiem. Firma, w której pracownicy przynoszą obiad z domu, potrzebuje lodówek dobranych do tego, że każdy o ósmej wstawia pudełko, tylu mikrofalówek, by kolejka o trzynastej znikała w pięć minut, blatu obok mikrofalówek, zmywarki opróżnianej i napełnianej bez stania w przejściu, oraz miejsc przy stołach dla wszystkich naraz. Firma z cateringiem dowożonym w pudełkach albo z bufetem potrzebuje punktu wydawania z dwoma kierunkami ruchu, miejsca na pojemniki i podłogi, która znosi rozlanie. Wiele polskich firm jest pośrodku: catering w dni pełne, własny obiad w pozostałe – i wtedy pomieszczenie musi obsłużyć oba warianty, nie wyglądając jak zamknięta stołówka. Blaty i stoły to najbardziej eksploatowane meble w całym biurze i dobiera się je odpowiednio, niezależnie od modelu. Segregacja odpadów z czytelnymi frakcjami jest dziś oczywistością, a jej brak pracownicy zauważają pierwszego dnia.
Czego wymaga akustyka pomieszczenia, w którym czterdzieści osób je i rozmawia jednocześnie?
Więcej niż w jakimkolwiek innym pomieszczeniu biura. Kuchnia o twardych powierzchniach – płytki, szkło, stal – i czterdzieści rozmawiających osób osiąga poziom hałasu, przy którym wszyscy podnoszą głos, żeby być słyszani, a obiad staje się męczący zamiast odprężający. Pomagają powierzchnie pochłaniające w suficie i na co najmniej dwóch ścianach, stoły w grupach zamiast jednego długiego rzędu, dzięki czemu rozmowy pozostają małe, oraz krzesła z tapicerowanym siedziskiem lub oparciem. Podłoga w pomieszczeniu z jedzeniem rzadko pochłania dźwięk, więc sufit i ściany muszą wziąć na siebie całe zadanie. Lokalizacja to druga połowa akustyki: kuchnia otwarta wprost na open space wysyła hałas obiadu do tych, którzy pracują, a pomieszczenie na końcu korytarza nie jest używane. Rozwiązaniem jest strefa pośrednia – lounge, przedsionek – która zbiera dźwięk.
Czy ekspres do kawy powinien stać w kuchni, czy w open space?
W kuchni albo tuż przy jej wejściu, nigdy na środku open space. Ekspres to najczęściej odwiedzany punkt polskiego biura i skupia ludzi, którzy rozmawiają dwie do pięciu minut, czekając na kawę. Stojąc w open space, zamienia te rozmowy w hałas dla najbliższych biurek; stojąc w kuchni, zamienia je w nieformalne spotkanie, dla którego to pomieszczenie istnieje. Miejsce musi pozwolić trzem, czterem osobom stać i rozmawiać, nie blokując następnej, z niewielkim blatem na filiżankę i pojemnikami na kapsułki i fusy. Stolik wysoki w pobliżu sprawia, że krótką rozmowę na stojąco odbywa się tam, zamiast rezerwować salę. W biurach na kilku piętrach jeden ekspres na piętro przy kuchni działa lepiej niż jeden duży na parterze, do którego nikt nie schodzi – i kolejka o dziewiątej znika.
Jak wykorzystać strefę socjalną przez resztę dnia, gdy nie jest porą obiadu?
Jako najbardziej elastyczne pomieszczenie biura, jeśli jest do tego urządzone. Od ósmej do dwunastej i od czternastej do siedemnastej strefa socjalna to miejsce na krótką rozmowę przy ekspresie, na pracę z laptopem poza własnym biurkiem, na nieformalną rozmowę dwojga współpracowników i na piątkowe ciasto, które zbiera całe piętro. Wymaga to, by nie wszystkie stoły były dużymi stołami obiadowymi: mieszanka stołów na cztery do sześciu osób, kilka stolików wysokich i kąt z dwoma fotelami dają pomieszczeniu kilka twarzy. Zasilanie przy kilku stołach pozwala popracować tam godzinę. Oświetlenie powinno dać się przyciemnić po południu, a ekran na ścianie czyni pomieszczenie użytecznym na spotkania całej firmy. Strefa socjalna używana pół godziny dziennie to drogi metr; używana cały dzień – najlepsza inwestycja w biurze.
Jak utrzymać porządek w kuchni, z której codziennie korzysta 60 osób?
Urządzając ją tak, by sprzątanie było łatwiejsze niż zostawienie bałaganu. Zmywarka stoi tam, gdzie naturalnie przechodzi się z talerzem i kubkiem, ze strefą odstawiania i segregacją odpadów obok, tak by właściwe zachowanie zajmowało dziesięć sekund. Lodówki z czytelnym podziałem, jedno miejsce na pudełka z domu i jedno na resztki z cateringu zapobiegają zapominaniu rzeczy do czasu, aż zaczną pachnieć. Powierzchnie muszą być łatwe do wytarcia i to znosić, a materiałów porowatych unika się przy blacie. Zamknięte szafki na naczynia, kawę i serwetki utrzymują blaty puste. Na koniec trzeba ustalić, kto odpowiada za porządek po obiedzie – w większości polskich firm działa grafik, a widoczny grafik w pomieszczeniu działa lepiej niż mail. Pomieszczenie zaprojektowane do intensywnego użytku wymaga mniej dyscypliny niż zaprojektowane na dzień otwarcia.
Jak urządzić kuchnię biurową i strefę socjalną w pięciu krokach: od obiadu o trzynastej do piątkowego popołudnia
Dla tych, którzy planują strefę socjalną w firmie – office managera, zarządcy nieruchomości lub architekta. Pięć kroków wychodzących od tego, jak w biurze naprawdę się je i robi przerwy, i kończących pomieszczeniem używanym od porannej kawy do piątkowego ciasta.
Policz obiad i zmapuj przerwy w typowym tygodniu
Zanotuj przez tydzień, ile osób je jednocześnie między dwunastą a czternastą, czy jedzenie jest z domu czy z cateringu, ile osób je przy biurku i gdzie chodzi się po kawę. Zarejestruj też nieformalne spotkania: gdzie powstają, jak długo trwają i czy komuś przeszkadzają. Te liczby – nie liczba pracowników na liście płac – decydują o wielkości pomieszczenia, liczbie miejsc, liczbie lodówek i mikrofalówek oraz o miejscu ekspresu. Zapytaj jednocześnie pracowników, czego im brakuje; odpowiedź to zwykle miejsce, cisza i porządne miejsce do siedzenia.
Umieść pomieszczenie między open space a ciszą, ze światłem dziennym, jeśli to możliwe
Wybierz lokalizację dość bliską stanowiskom pracy, by pomieszczenie było używane poza obiadem, i dość oddzieloną, by hałas obiadu nie docierał do stref pracy w skupieniu. Strefa pośrednia – przedsionek, lounge, szeroki korytarz ze stolikami wysokimi – zbiera dźwięk i daje jednocześnie miejsce na krótką rozmowę. Postaw na światło dzienne; kuchnia bez okna staje się miejscem, w którym je się szybko i wychodzi, a w listopadzie okno jest tym, co zamienia obiad w przerwę. Ekspres ustaw przy wejściu do pomieszczenia, by skupiał ludzi, nie prowadząc ich przez cały obiad.
Dobierz lodówki, mikrofalówki i ekspres do szczytu, nie do średniej
Policz pudełka z obiadem we wtorek w lutym, gdy wszyscy są w biurze, i według tego dobierz lodówki. Ustaw tyle mikrofalówek, by kolejka o trzynastej znikała w pięć minut, z blatem obok. Zmywanie, odstawianie i segregację umieść w osobnej strefie w drodze do wyjścia, niewidocznej od stołów. Wybierz blaty odporne na gorące pojemniki, rozlanie i codzienne mycie oraz zamknięte szafki na naczynia i kawę, by stoły pozostały puste. Ekspres ma własny blat z miejscem dla trzech czekających osób, pojemnik na kapsułki i pojemnik na fusy. Przy cateringu: dwa kierunki ruchu przy wydawaniu i podłoga znosząca wózki i rozlanie.
Dobierz stoły, krzesła i akustykę do szczytu i nadaj pomieszczeniu kilka twarzy
Zaplanuj miejsca siedzące dla 60 do 70 procent obecnych naraz, w grupach po cztery do sześciu osób zamiast jednego długiego rzędu, by rozmowy pozostały małe. Uzupełnij stolikami wysokimi i kątem z fotelami, by pomieszczenie działało przez resztę dnia. Wybierz krzesła znoszące częste użytkowanie i dające się wytrzeć oraz stoły z krawędziami, których nie niszczy codzienne mycie. Sufit i co najmniej dwie ściany potraktuj akustycznie, bo podłoga tego nie zrobi; wymagaj udokumentowanych współczynników pochłaniania. Doprowadź zasilanie do kilku stołów i zaplanuj oświetlenie, które da się przyciemnić po południu.
Uruchom pomieszczenie na dwa tygodnie próbne i ustal zasady razem z tymi, którzy z niego korzystają
Otwórz pomieszczenie bez uroczystości i obserwuj pierwsze dwa tygodnie: gdzie tworzy się kolejka, gdzie zbierają się naczynia, które stoły stoją nieużywane, gdzie ludzie stoją i rozmawiają. Popraw ustawienie według tego. Następnie ustal razem z pracownikami, kto sprząta po obiedzie, jak w piątek opróżnia się lodówki i gdzie segreguje się kapsułki i odpady, a grafik powieś w widocznym miejscu. Strefa socjalna urządzona według tego, jak biuro naprawdę robi przerwy, potrzebuje niewielu zasad; urządzona według rysunku potrzebuje wielu i żadna nie jest przestrzegana.